Déménagement d'entreprise : tout savoir pour le réussir

Avant le jour J et le déménagement, il vous faudra trouver de nouveaux locaux et résilier votre bail commercial.

Votre nouvelle adresse est indispensable pour un déménagement d'entreprise réussi (jusqu'ici tout est logique 😉) . En effet, à moins de changer complètement de modèle économique et de modifier le contrat de travail de tout le monde pour les mettre en télétravail, vous allez devoir trouver de nouveaux bureaux.

Pour remplacer vos anciens locaux, il faudra mettre dans la balance :

Ensuite, vous pouvez décider de mener vos recherches de locaux en interne avec l'aide de vos salariés. Sachez qu’il existe des agences immobilières spécialisées dans l’immobilier pour les entreprises.

Vous pouvez également demander les services d'un tiers comme une agence immobilière, un-e indépendant-e spécialisée. Ce type de service vous permettra de gagner du temps et d’étendre votre recherche. 🔍

L’annonce d'un déménagement d'entreprise peut représenter une source de stress importante pour vos salariés, notamment celleux qui travaillent dans ces locaux depuis longtemps. Il est donc essentiel de prévenir les salariés du déménagement le plus rapidement possible avant le jour J. En effet, cela leur permettra d'avoir le temps de réorganiser leur vie personnelle si nécessaire.

En entreprise, la transparence doit être une valeur mise en avant !

La première étape peut consister à organiser une grande réunion avec tous-tes vos collègues de travail. Ainsi vous pourrez annoncer la nouvelle d'un déménagement à tout le monde en même temps. Cela évitera les bruits de couloirs et que vos salariés apprennent la nouvelle par d'autres salariés.

Des entretiens individuels peuvent ensuite être organisés dans votre entreprise par les différent-e-s managers et cadres afin de voir avec chaque employé-e comment iel perçoit la nouvelle.

Évitez cependant d'annoncer le déménagement de l'entreprise par transfert de mail. Ce type de nouvelle mérite d'être annoncé de vive voix à chacun-e.

Expliquez bien les raisons de votre projet et n'hésitez pas à mettre en avant les points positifs afin que les collaborateurs-ices soient enthousiastes à l'idée de ce déménagement (salle de sport, plus d'espace, meilleures conditions de travail, etc.).

Enfin, pensez à prévoir un temps pour les questions des collaborateurs-ices afin qu'iels repartent avec toutes les réponses dont iels ont besoin. Vous pouvez également créer une adresse email spécifique pour le déménagement pour répondre aux questions.

Organiser le déménagement d’une entreprise ne peut s’effectuer sans impliquer son personnel. En effet, un changement de lieu de travail peut avoir plus de conséquences sur certains salariés que d’autres.

Si déménager au Kremlin-Bicêtre vous enthousiasme au plus haut point, tout le monde n’est pas forcément de cet avis. Tous vos salariés ne partagent pas non plus votre rêve bordelais 🌊 et verront d’un mauvais œil votre envie de déplacer les locaux à 800 kilomètres.

Transport en commun, habitudes, organisation des postes de travail, mobilier de bureau, faites le point avec les besoins de vos salariés pour trouver des locaux professionnels qui conviendront au plus grand nombre.

Et si jamais le transfert de bureaux n’arrangeait vraiment pas certaines équipes, vous pouvez essayer de décaler les horaires de travail. Ainsi, on évite l’heure de pointe pour ce qui est de l'aspect transport. L'idée étant de garder au maximum la motivation de vos salarié-e-s.

Il est aussi possible de mettre en place du télétravail. Cela dépend des attentes de vos collaborateurs-ices ainsi que de la culture de votre entreprise. Ici aussi, établir un cahier des charges avec notamment les besoins de vos salarié-e-s à prendre en compte peut être une bonne idée.

Enfin, n'oubliez pas de les tenir informé-e-s par email en temps réel du moindre nouveau sujet et mise à jour autour de votre projet de déménagement.

Un déménagement d’entreprise est un projet complexe : il faut penser à plein de choses à la fois, ne rien oublier et savoir gérer les imprévus. Pour ne rien laisser au hasard, mettez en place un outil de suivi. Il peut s'agir d’un cahier des charges ou d’un rétroplanning. L’essentiel est que le ou la responsable déménagement s’y retrouve !

Avant le déménagement, il faudra résilier votre bail actuel. À moins d’une spécificité inverse dans le contrat, le processus de résiliation doit avoir lieu 6 mois avant le déménagement, comme le souligne le site du service public : « Le locataire doit donner congé par acte d'huissier ou par lettre recommandée avec avis de réception. Le congé doit être donné avec un préavis de 6 mois avant le terme initial du bail ou avant le terme d'une période triennale. »

La résiliation du bail doit bien entendu être suivie de la signature du bail de vos nouveaux locaux. 

Avant cela, vous aurez négocié en amont les clauses du contrat, telles que : 

Il ne vous reste plus qu’à vérifier que les obligations légales sont bien conformes et à récupérer les clés.

Avant de penser à déplacer le parc informatique de l'entreprise, il faut penser aux papiers et formalités administratives… brrrrr on s’en passerait bien 😰 (vous frissonnez déjà en entendant les mots assurance ou encore sécurité sociale ?). Seulement, cela fait partie intégrante du processus et du déroulement du déménagement. Pour tous-tes les phobiques de l’administratif, voici une liste des tâches administratives à effectuer pour le déménagement d'une entreprise et avant de faire appel aux déménageurs.

Vous avez trouvé de nouveaux locaux tout beaux, tout neufs ? Super nouvelle ! Cependant, avant de penser aux déménageurs, il faudra d'abord procéder au transfert administratif de votre entreprise. En cas de changement d’adresse du siège social de votre organisation, vous devrez prévenir :

D’autre part, cela entraînera une modification des statuts de la société. Vous pouvez modifier vous-même les statuts ou faire appel à une société juridique ou d’expertise comptable.

Enfin, vous devrez publier un avis de transfert du siège social dans un journal d’annonces légales (JAL) sous 30 jours (toutes les entreprises sont tenues de le faire). Si le siège social est transféré d’un département à un autre, vous devrez faire paraître deux annonces :

Qui dit déménagement, dit contrat d’énergie. Vous devrez impérativement résilier votre contrat d’électricité et/ou de gaz et en souscrire un nouveau. Pourquoi ? Simplement parce qu’un contrat d’électricité est toujours attaché à un compteur fixe. Et, vous n’allez pas décrocher le compteur pour le réinstaller dans vos nouveaux locaux. 😉

Pour résilier, pensez à prévenir votre fournisseur de votre départ et à respecter le préavis prévu dans votre contrat. Contrairement aux particuliers, les professionnels peuvent avoir un contrat avec une durée d’engagement.

En général, le déménagement est une clause de résiliation sans frais. Toutefois, pensez bien à vérifier la nature de ce motif en lisant les conditions générales de votre contrat pour éviter des pénalités financières surprises ! Pensez également à faire plusieurs devis avant de prendre votre décision et de jeter votre dévolu sur un fournisseur en particulier.

Ensuite, il ne vous reste plus qu’à contacter le fournisseur d’électricité et/ou de gaz qui répond le mieux à vos besoins en termes de prix et de fourniture pour souscrire un nouveau contrat. Vous aurez besoin :

À la fin de la souscription, votre fournisseur vous aidera à prendre rendez-vous avec les entreprises concernées qui sont : 

L’ouverture d’un compteur Linky peut se faire à distance et sous 24h. En revanche, pour les autres compteurs, il faudra compter sur la venue d’un technicien sous 5 à 10 jours.

Pour allier économies et écologie, vous pouvez opter pour de l’électricité verte ☀️ et du biométhane 🐄 . C’est souvent moins cher que des contrats classiques, et c'est bon pour la durabilité de votre entreprise.

☝️ On nous dit dans l’oreillette qu’Ekwateur propose des contrats d’énergie renouvelable ☘️ à prix tout doux.

Ce n’est pas tout ! En cas de déménagement d’entreprise, vous devez aussi : 

Un déménagement d’entreprise, c’est une activité qui demande beaucoup de logistique. Transports, prestataires, transfert du parc informatique, respect du cahier des charges... par où commencer pour un bon déroulement ?

Préparer les cartons en vue du déménagement de votre entreprise

Préparer les cartons, ça commence par une grande opération de tri. Objectif ? Ne garder que l’essentiel ! Le reste ? On vend, on donne à des 

associations, ou on appelle les encombrants.

Déménager léger, c’est la clé du succès. Vous pouvez récupérer des cartons recyclés ♻. Les particuliers et professionnels en vendent ou en donnent sur les sites de petites annonces. Il ne vous reste plus qu’à gérer l’emballage de manière efficace en faisant bien attention aux objets fragiles.

Enfin, c’est l’heure (peu attendue) du ménage. Pas question de perdre votre caution parce que Gérard de la compta a fait une tache de café sur la moquette de la salle à manger. Nous vous recommandons de faire appel à une société spécialisée pour nettoyer vos anciens locaux de fonds en comble. En cas de dégâts plus importants, il sera peut-être nécessaire de faire appel à une entreprise de rénovation.

Enfin, il faudra voir pour louer les services d'une société de déménagement mettant à dispositions notamment une équipe de déménageurs professionnels pour votre entreprise. Néanmoins, il existe aussi d'autres solutions : vous pouvez par exemple vous contenter de demander un service pour louer un camion de déménagement et/ou un service de location de monte-meuble.

À l’inverse, pour plus de sérénité vous pouvez opter pour un déménagement clé en main avec une équipe de déménageurs professionnels (lors d'un déménagement d'entreprise, un déménageur maîtrisera toujours mieux la situation que vous). Quoi qu'il en soit, n'hésitez pas à bien vous poser la question et à faire plusieurs devis avant de prendre votre décision.

Vous souhaitez un déménagement d’entreprise écologique ? On vous donne une astuce. Un déménagement à vélo ! C’est garanti sans émission de gaz à effet de serre. Faites appel à une association spécialisée dans cette activité. C’est écologique et solidaire (rassurez-vous, vous pouvez aussi faire appel à des déménageurs en ayant choisi de déménager votre entreprise à vélo). Et si vous pensez que c’est impossible, alors vous devriez essayer, vous allez être surpris-e. 😉

C’est le grand jour : vos salariés vont découvrir leurs nouveaux bureaux ! Afin de les accueillir dans les meilleures conditions, vous aurez préalablement veillé à : 

Bravo, il ne vous reste plus qu’à fêter ce nouveau départ autour d’une soirée d’inauguration et de communiquer (ou non) sur cet évènement !