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Comment planifier son déménagement d’entreprise en 7 étapes

Connaissez-vous le proverbe « Rome ne s’est pas faite en un jour » ? Eh bien pour un déménagement professionnel, c’est pareil. Cela demande un certain temps de préparation. Comment faire pour bien planifier son déménagement d’entreprise ? La team d’ekWateur vous a concocté une petite checklist dans le cadre de son dossier spécial déménagement ! ⬇️

Un déménagement d’entreprise, ça se planifie, et ça se prépare

Avant le jour J, il vous faudra notamment trouver de nouveaux locaux et résilier votre bail commercial.

Trouver de nouveaux locaux ou bureaux

Votre nouvelle adresse est indispensable pour un déménagement réussi (jusqu'ici tout est logique 😉) . En effet, à moins de changer complètement de modèle économique et de mettre tout le monde en télétravail, vous allez devoir trouver de nouveaux bureaux.

Pour remplacer vos anciens locaux, il faudra mettre dans la balance :

  • la surface désirée ;
  • le secteur géographique recherché ;
  • votre budget (attention, prenez en compte le loyer et aussi les différentes charges comme le chauffage, l’électricité et d’eau)  ;
  • la desserte en transports en commun ou les possibilités de stationnement (parking, garage à vélo, etc.)

Afin de vous faciliter la tâche, vous pouvez préparer un cahier des charges qui résume toutes vos attentes face à ce déménagement professionnel.

Ensuite, vous pouvez décider de mener vos recherches de locaux en interne. Par exemple, le ou la Happiness Manager ou Office Manager peut contacter des agences immobilières, regarder les annonces en ligne … Sachez qu’il existe des agences immobilières spécialisées dans l’immobilier d’entreprise, comme Bureaux Locaux.

Vous pouvez également mandater un tiers comme une agence immobilière, un-e indépendant-e spécialisé.  Cela vous permettra bien souvent de gagner du temps et d’étendre votre recherche. 🔍

 

Préparer vos collaborateurs au futur déménagement

Organiser un déménagement d’entreprise ne peut s’effectuer sans impliquer son personnel. En effet, un changement de lieu de travail peut perturber certain-e-s salarié-e-s plus que d’autres et devenir une source de stress. Si déménager au Kremlin-Bicêtre vous enthousiasme au plus haut point, tout le monde n’est pas forcément de cet avis. Tous-te-s vos employé-e-s ne partagent pas non plus votre rêve bordelais 🌊 et verront d’un mauvais œil votre envie de déplacer les locaux à 800 kilomètres.

Transport en commun, habitudes, organisation des postes de travail, mobilier de bureau, faites le point avec les besoins de vos employé-e-s pour trouver des locaux professionnels qui conviendront au plus grand nombre.

Et si jamais le transfert de bureaux n’arrangeait vraiment pas certaines équipes, vous pouvez essayer de décaler les horaires de travail. Ainsi, on évite l’heure de pointe dans les transports en commun.

Il est aussi possible de mettre en place du télétravail. Cela dépend des attentes de vos collaborateurs-ices ainsi que de la culture d’entreprise.

Résilier votre bail commercial

Avant de déménager, il faudra résilier votre bail commercial actuel. À moins d’une spécificité inverse dans le contrat, la résiliation doit avoir lieu 6 mois avant le déménagement, comme le souligne le site du service public : « Le locataire doit donner congé par acte d'huissier ou par lettre recommandée avec avis de réception. Le congé doit être donné avec un préavis de 6 mois avant le terme initial du bail ou avant le terme d'une période triennale. »

offre d'énergie renouvelable

Une entreprise qui déménage

Quelles formalités administratives faut-il effectuer pour déménager son entreprise ?

Les papiers et les formalités administratives… on s’en passerait bien 😰. Seulement, cela fait partie intégrante du déménagement. Pour tous-tes les phobiques de l’administratif, voici une liste des démarches à effectuer.

Changer d’adresse professionnelle

Vous avez trouvé un nouvel espace tout beau, tout neuf ? Super nouvelle ! Il faudra alors procéder au transfert administratif de l’entreprise. En cas de changement d’adresse du siège social, vous devrez prévenir :

  • le centre de formalités des entreprises (CFE) ;
  • le registre du commerce et des sociétés (RCS) dont vous dépendez.

D’autre part, cela entraînera une modification des statuts de la société. Vous pouvez modifier vous-même les statuts ou faire appel à une société juridique ou d’expertise comptable.

Enfin, vous devrez publier un avis de transfert du siège social dans un journal d’annonces légales (JAL) sous 30 jours. Si le siège social est transféré d’un département à un autre, vous devrez faire paraître deux annonces :

  • un dans un JAL du département de départ ;
  • un dans le département d’arrivée.

Souscrire un contrat d’énergie

Qui dit déménagement, dit contrat d’énergie. Vous devrez impérativement résilier votre contrat d’électricité et/ou de gaz et en souscrire un nouveau. Pourquoi ? Simplement parce qu’un contrat d’électricité est toujours attaché à un compteur fixe. Et, vous n’allez pas décrocher le compteur pour le réinstaller dans vos nouveaux locaux. 😉

Pour résilier, pensez à prévenir votre fournisseur de votre départ et à respecter le préavis prévu dans votre contrat. Contrairement aux particuliers, les professionnels peuvent avoir un contrat avec une durée d’engagement. En général, le déménagement est une clause de résiliation sans frais. Toutefois, pensez bien à lire les conditions générales de votre contrat pour éviter des pénalités financières surprises !

Ensuite, il ne vous reste plus qu’à contacter un fournisseur d’électricité et/ou de gaz pour souscrire un nouveau contrat. Vous aurez besoin :

À la fin de la souscription, votre fournisseur vous aidera à prendre rendez-vous avec : 

  • Enedis, le gestionnaire de réseau d’électricité 
  • GRDF, le gestionnaire de réseau de gaz pour faire ouvrir les compteurs

L’ouverture d’un compteur Linky peut se faire à distance et sous 24h. En revanche, pour les autres compteurs, il faudra compter sur la venue d’un technicien sous 5 à 10 jours.

Pour allier économies et écologie, vous pouvez opter pour de l’électricité verte ☀️ et du biométhane 🐄 . C’est souvent moins cher que des contrats classiques. 

☝️ On nous dit dans l’oreillette qu’ekWateur propose des contrats d’énergie renouvelable ☘️ à prix tout doux. Faites un devis !

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Comment gérer la logistique pendant un déménagement d’entreprise ? 

Un déménagement d’entreprise, c’est aussi beaucoup de logistique. Cartons, transports, prestataires, par où commencer ?

Préparer les cartons

Préparer les cartons, ça commence d’abord par une grande opération de tri. Objectif ? Ne garder que l’essentiel ! Le reste ? On vend, on donne à des associations, ou on appelle les encombrants.

Déménager léger, c’est la clé du succès. Ensuite, pour faire baisser le coût du déménagement, on récupère des cartons recyclés ♻. Les particuliers et professionnels en vendent ou en donnent sur les sites de petites annonces. Il ne vous reste plus qu’à gérer l’emballage en faisant bien attention aux objets fragiles.

 ☝️ ekWateur vous a concocté un topo sur Comment emballer efficacement ses affaires lors d'un déménagement. Jetez-y un œil ! 👀

Quel service de déménagement utiliser ?

Enfin, il faudra voir pour embaucher une société de déménagement. Vous pouvez vous contenter de louer un camion de déménagement et un monte-meuble. À l’inverse, pour plus de sérénité vous pouvez opter pour un déménagement clé en main avec une équipe de déménageurs-euses.

Vous souhaitez un déménagement d’entreprise écologique ? On vous donne une astuce. Un déménagement à vélo ! C’est garanti sans émission de gaz à effet de serre. Faites appel à une association spécialisée en la matière. C’est écologique et solidaire. Et si vous pensez que c’est impossible, alors vous devriez essayer, vous allez être surpris-e 😉.

Héloïse