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Comment planifier son déménagement d’entreprise en 7 étapes

Connaissez-vous le proverbe « Rome ne s’est pas faite en un jour » ? Eh bien pour un déménagement professionnel, c’est pareil. Cela demande un certain temps de préparation et de nombreuses tâches à effectuer. Comment faire pour bien planifier son déménagement d’entreprise ? La team d’ekWateur vous a concocté une petite checklist des démarches à ne pas manquer dans le cadre de son dossier spécial déménagement ! ⬇️

Un déménagement d’entreprise, ça demande planification et préparation

Avant le jour J et le déménagement de votre parc informatique notamment, il vous faudra trouver de nouveaux locaux et résilier votre bail commercial.

Trouver de nouveaux locaux ou bureaux pour tout le monde

Votre nouvelle adresse est indispensable pour un déménagement d'entreprise réussi (jusqu'ici tout est logique 😉) . En effet, à moins de changer complètement de modèle économique et de modifier le contrat de travail de tout le monde pour les mettre en télétravail, vous allez devoir trouver de nouveaux bureaux.

Déménagement : comment choisir de nouveaux locaux ou bureaux pour son entreprise ?

Pour remplacer vos anciens locaux, il faudra mettre dans la balance :

  • la surface désirée ;
  • le secteur géographique recherché ;
  • votre budget (attention, prenez en compte le loyer et aussi les différentes charges comme le chauffage, l’électricité et d’eau, il peut être intéressant de faire des devis pour ces dernières) ;
  • la desserte en transports en commun ou les possibilités de stationnement (parking, garage à vélo, tout ce qui est en lien avec la mobilité).

Afin de vous faciliter la tâche, vous pouvez préparer un cahier des charges qui résume toutes vos attentes face à ce déménagement professionnel.

Menez vos recherches avec vos salariés

Ensuite, vous pouvez décider de mener vos recherches de locaux en interne avec l'aide de vos salariés. Par exemple, le ou la Happiness Manager ou Office Manager peut contacter des agences immobilières, regarder les annonces en ligne … Sachez qu’il existe des agences immobilières spécialisées dans l’immobilier d’entreprise, comme Bureaux Locaux.

Vous pouvez également demander les services d'un tiers comme une agence immobilière, un-e indépendant-e spécialisé-e. Ce type de service vous permettra de gagner du temps et d’étendre votre recherche. 🔍

Comment annoncer un déménagement d'entreprise ?

L’annonce d'un déménagement d'entreprise peut représenter une source de stress importante pour vos salariés, notamment celleux qui travaillent dans ces locaux depuis longtemps. Il est donc essentiel de prévenir les salariés du déménagement le plus rapidement possible avant le jour J. En effet, cela leur permettra d'avoir le temps de réorganiser leur vie personnelle si nécessaire.

Pour leur annoncer le déménagement, il est possible de fonctionner de différentes façons. Néanmoins, la transparence doit rester de mise en toute circonstance.

La première étape peut consister à organiser une grande réunion avec tous-tes vos collègues de travail. Ainsi vous pourrez annoncer la nouvelle d'un déménagement à tout le monde en même temps. Cela évitera les bruits de couloirs et que vos salariés apprennent la nouvelle par d'autres salariés.

Des entretiens individuels peuvent ensuite être organisés par les différent-e-s managers et cadres afin de voir avec chaque employé-e comment iel perçoit la nouvelle.

Évitez cependant d'annoncer le déménagement de l'entreprise par transfert de mail. Ce type de nouvelle mérite d'être annoncé de vive voix à chacun-e. Recevoir un simple email dans sa boite risque de créer des tensions.

Soyez le/la plus transparent-e possible quant à votre projet de déménagement. Expliquez bien les raisons de celui-ci et n'hésitez pas à mettre en avant les points positifs afin que les collaborateurs-ices soient enthousiastes à l'idée de ce déménagement (salle de sport, plus d'espace, meilleures conditions de travail, etc.).

Enfin, pensez à prévoir un temps pour les questions des collaborateurs-ices afin qu'iels repartent avec toutes les réponses dont iels ont besoin autour du déménagement. Vous pouvez également créer une adresse email spécifique pour le déménagement. S'iels ont une question, vos employé-e-s pourront ainsi l'envoyer à cette adresse.

Préparer vos collaborateurs au futur déménagement

Organiser le déménagement d’une entreprise ne peut s’effectuer sans impliquer son personnel. En effet, un changement de lieu de travail peut avoir plus de conséquences sur certains salariés que d’autres.

Si déménager au Kremlin-Bicêtre vous enthousiasme au plus haut point, tout le monde n’est pas forcément de cet avis. Tous vos salariés ne partagent pas non plus votre rêve bordelais 🌊 et verront d’un mauvais œil votre envie de déplacer les locaux à 800 kilomètres.

Transport en commun, habitudes, organisation des postes de travail, mobilier de bureau, faites le point avec les besoins de vos salariés pour trouver des locaux professionnels qui conviendront au plus grand nombre.

Et si jamais le transfert de bureaux n’arrangeait vraiment pas certaines équipes, vous pouvez essayer de décaler les horaires de travail. Ainsi, on évite l’heure de pointe pour ce qui est de l'aspect transport. L'idée étant de garder au maximum la motivation de vos salarié-e-s.

Il est aussi possible de mettre en place du télétravail. Cela dépend des attentes de vos collaborateurs-ices ainsi que de la culture d’entreprise. Ici aussi, établir un cahier des charges avec notamment les besoins de vos salarié-e-s à prendre en compte peut être une bonne idée.

Enfin, n'oubliez pas de les tenir informé-e-s en temps réel de la moindre mise à jour autour de votre projet de déménagement (ces informations peuvent être transmises par email, inutile de faire une réunion avec toute l'entreprise pour juste annoncer la location de matériel relatif au projet).

Résilier votre bail commercial

Avant le déménagement (et le déplacement du parc informatique), il faudra résilier votre bail actuel. À moins d’une spécificité inverse dans le contrat, le processus de résiliation doit avoir lieu 6 mois avant le déménagement, comme le souligne le site du service public : « Le locataire doit donner congé par acte d'huissier ou par lettre recommandée avec avis de réception. Le congé doit être donné avec un préavis de 6 mois avant le terme initial du bail ou avant le terme d'une période triennale. »

offre d'énergie renouvelable

Une entreprise qui déménage

Quelles formalités administratives faut-il effectuer pour déménager son entreprise ?

Les papiers et les formalités administratives… on s’en passerait bien 😰 (vous frissonnez déjà en entendant les mots assurance ou encore sécurité sociale ?). Seulement, cela fait partie intégrante du processus et du déroulement du déménagement. Pour tous-tes les phobiques de l’administratif, voici une liste des tâches administratives à effectuer pour le déménagement d'une entreprise et avant de faire appel aux déménageurs.

Changer d’adresse professionnelle

Vous avez trouvé de nouveaux locaux tout beaux, tout neufs ? Super nouvelle ! Cependant, avant de penser aux déménageurs et au jour j, il faudra d'abord procéder au transfert administratif de votre entreprise. En cas de changement d’adresse du siège social de votre organisation, vous devrez prévenir :

  • le centre de formalités des entreprises (CFE) ;
  • le registre du commerce et des sociétés (RCS) dont dépend votre entreprise ;

D’autre part, cela entraînera une modification des statuts de la société. Vous pouvez modifier vous-même les statuts ou faire appel à une société juridique ou d’expertise comptable.

Enfin, vous devrez publier un avis de transfert du siège social dans un journal d’annonces légales (JAL) sous 30 jours (toutes les entreprises sont tenues de le faire). Si le siège social est transféré d’un département à un autre, vous devrez faire paraître deux annonces :

  • un dans un JAL du département de départ ;
  • un dans le département d’arrivée.

Souscrire un contrat d’énergie : les différentes étapes

Qui dit déménagement, dit contrat d’énergie. Vous devrez impérativement résilier votre contrat d’électricité et/ou de gaz et en souscrire un nouveau. Pourquoi ? Simplement parce qu’un contrat d’électricité est toujours attaché à un compteur fixe. Et, vous n’allez pas décrocher le compteur pour le réinstaller dans vos nouveaux locaux. 😉

Résilier son contrat d'énergie pour souscrire un nouveau

Pour résilier, pensez à prévenir votre fournisseur de votre départ et à respecter le préavis prévu dans votre contrat. Contrairement aux particuliers, les professionnels peuvent avoir un contrat avec une durée d’engagement.

En général, le déménagement est une clause de résiliation sans frais. Toutefois, pensez bien à vérifier la nature de ce motif en lisant les conditions générales de votre contrat pour éviter des pénalités financières surprises ! Pensez également à faire plusieurs devis avant de prendre votre décision et de jeter votre dévolu sur un fournisseur en particulier.

Ensuite, il ne vous reste plus qu’à contacter le fournisseur d’électricité et/ou de gaz qui répond le mieux à vos besoins en termes de prix et de fourniture pour souscrire un nouveau contrat. Vous aurez besoin :

La démarche pour la prise de rendez-vous avec les entreprises concernées

À la fin de la souscription, votre fournisseur vous aidera à prendre rendez-vous avec les entreprises concernées qui sont

  • Enedis, le gestionnaire de réseau d’électricité ;
  • GRDF, le gestionnaire de réseau de gaz pour faire ouvrir les compteurs

L’ouverture d’un compteur Linky peut se faire à distance et sous 24h. En revanche, pour les autres compteurs, il faudra compter sur la venue d’un technicien sous 5 à 10 jours.

Pour allier économies et écologie, vous pouvez opter pour de l’électricité verte ☀️ et du biométhane 🐄 . C’est souvent moins cher que des contrats classiques. 

☝️ On nous dit dans l’oreillette qu’ekWateur propose des contrats d’énergie renouvelable ☘️ à prix tout doux. Faites un devis !

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Comment gérer la logistique pendant un déménagement d’entreprise ? 

Un déménagement d’entreprise, c’est aussi une activité qui demande beaucoup de logistique. Cartons, transports, prestataires, par où commencer pour un bon déroulement ?

Préparer les cartons en vue du déménagement de votre entreprise

Préparer les cartons, ça commence d’abord par une grande opération de tri. Objectif ? Ne garder que l’essentiel ! Le reste ? On vend, on donne à des associations, ou on appelle les encombrants.

Déménager léger, c’est la clé du succès. Ensuite, pour faire baisser le coût du déménagement, on récupère des cartons recyclés ♻. Les particuliers et professionnels en vendent ou en donnent sur les sites de petites annonces. Il ne vous reste plus qu’à gérer l’emballage en faisant bien attention aux objets fragiles.

Des cartons de déménagement de petite taille pour déménager léger

 ☝️ ekWateur vous a concocté un topo sur comment emballer efficacement ses affaires lors d'un déménagement. Jetez-y un œil ! 👀

Quel service de déménagement utiliser ?

Enfin, il faudra voir pour louer les services d'une société de déménagement mettant à dispositions notamment une équipe de déménageurs professionnels. Néanmoins, il existe aussi d'autres solutions : vous pouvez par exemple vous contenter de demander un service pour juste louer un camion de déménagement et/ou un service de location de monte-meuble.

À l’inverse, pour plus de sérénité vous pouvez opter pour un déménagement clé en main avec une équipe de déménageurs professionnels (lors d'un déménagement d'entreprise, un déménageur maîtrisera toujours mieux la situation que vous). Quoi qu'il en soit, n'hésitez pas à faire plusieurs devis avant de prendre votre décision.

Avez-vous pensé au déménagement d'entreprise écologique ?

Vous souhaitez un déménagement d’entreprise écologique ? On vous donne une astuce. Un déménagement à vélo ! C’est garanti sans émission de gaz à effet de serre. Faites appel à une association spécialisée dans cette activité. C’est écologique et solidaire (rassurez-vous, vous pouvez aussi faire appel à des déménageurs en ayant choisi de déménager votre entreprise à vélo). Et si vous pensez que c’est impossible, alors vous devriez essayer, vous allez être surpris-e 😉.

Héloïse