Vider sa boite mail et réduire sa pollution numérique : mode d’emploi

C’est vrai ça pourquoi ? Parce qu’à part demander beaucoup (trop) de temps cela ne semble pas servir à grand-chose…

Pourquoi vider sa boite mail ? Pour être efficace

Détrompez-vous ! Premièrement, trier et ranger vos mails vous permettra d’être plus efficace et de gagner du temps. Qui n’a jamais pesté contre sa boite mail après 30 minutes de recherche infructueuse d’un mail bien précis ? De plus, les boites mail ont aussi une capacité de stockage limitée. Et si vous l’atteignez, vous risquez de subir des lenteurs et plantages à répétition de votre boite jusqu’à ne plus pouvoir recevoir de messages.

Pourquoi vider sa boite mail ? Pour la planète

Deuxièmement c’est excellent pour la planète et c’est gratuit. Eh oui, la pollution numérique même si elle est invisible, existe bel et bien. Nous l’avons déjà évoqué ensemble ici mais ne vous inquiétez pas, on a prévu un petit cours de rattrapage…

Vider sa boite mail : le saviez-vous ?

Savez-vous où sont stockés les mails ? Car oui, pour que vous puissiez y avoir accès il faut bien qu’ils se trouvent quelque part (nous ne vivons pas encore dans le monde d’Harry Potter et internet n’est pas magique 😉). Et ce quelque part est en fait un data center (ou plusieurs). Ce sont d’immenses salles (dont la superficie équivaut à 10 terrains de football) remplies de serveurs qui stockent pour vous, toutes vos données (vos mails et également ce que vous mettez sur votre cloud comme des images ou des vidéos par exemple) et qui, pour traiter ses données, chauffent tellement qu’ils ont besoin d’être refroidis en permanence. Vous imaginez les dépenses considérables d’énergie ? Pour vous donner un ordre d’idée, voici quelques chiffres :

• Le numérique est responsable de 4% des émissions de gaz à effet de serre mondiale soit l’équivalent des émissions de CO₂ de toute l’aviation civile mondiale
• Un email avec une pièce jointe d’un méga-octet émet en moyenne 19g de CO₂
• Dans une entreprise de moins de 100 personnes en France, un.e salarié.e envoie en moyenne 33 mails par jour. Vous imaginez bien que plus l’entreprise est grosse plus le nombre d’emails envoyés par les salarié.e.s est conséquent
• Il y a 34 millions de mails envoyés toutes les heures dans le monde soit l’équivalent de 14 tonnes de pétrole sans compter les spams
• 60% des mails envoyés ne sont jamais ouverts
• Envoyer 20 emails par jours pendant un an pollue autant que de parcourir 1000 kms en voiture

La pollution numérique n’est pas une légende et nos échanges de mail sont aussi polluants que nous voyages en avion ou nos déplacements en voiture. Le CO₂ qui s’échappe des pots d’échappement est le même que celui qui s’échappe lorsque vous envoyez un mail (même s’il n’est pas visible).

Être conscient du problème c’est bien. Agir, c’est mieux. Et nous sommes là pour vous accompagner et vous faire gagner du temps en vous donnant un petit mode d’emploi pour vider les deux boites mail les plus utilisées en France : Gmail et Outlook. Pour les autres boites, la méthode est sensiblement la même, cependant, les termes indiquant les paramètres ou l’endroit où trouver l’espace de stockage peuvent varier.

Nettoyer une boite Gmail

Avant de commencer si vous voulez pouvoir constater le fruit de votre travail (ce type de nettoyage étant souvent long et fastidieux), vous pouvez commencer par aller dans les paramètres puis dans compte et incorporation et enfin augmenter l’espace de stockage. Vous verrez affiché ici combien d’espace vous utilisez sur les 30Go généralement alloués pour votre messagerie Gmail. Ainsi, à la fin de votre opération nettoyage vous pourrez revenir sur cette même page et constater par vous-même le nombre de Go libérés.

Pour pouvoir vider votre boite mail de façon efficace et rapide, il faut s’organiser :

• Commencez par exemple par supprimer les mails les plus gros et les plus anciens. Pour cela, dans votre barre de recherche taper la requête : « LARGER:1M » vous verrez ainsi apparaître les mails ayant un poids supérieur à 1Mo. Vous pouvez ainsi commencer votre tri. Si vous préférez faire une recherche par date, c’est aussi possible. Il vous suffit de taper dans la barre de recherche « BEFORE et la date désirée » ou «AFTER et la date désirée » ; vous n’avez plus qu’à trier
• Pour allez plus vite vous pouvez sélectionner l’intégralité des mails présents sur votre page et décocher uniquement ceux que vous voulez garder ; vous gagnerez du temps
• Par la même occasion, vous pouvez en profiter pour créer et dossiers et organiser vos mails en fonction de ces derniers. Attention, la création de dossiers est là pour vous rendre service, vous permettre de retrouver plus facilement vos mails et d’être plus efficace dans vos tris. Trop de dossiers risquerait de vous compliquer la tâche plus qu’autre chose

Nettoyer une boite mail Outlook

• Allez dans l’onglet fichier puis cliquez sur outil de nettoyage et enfin sur nettoyer la boîte aux lettres
• Sélectionnez l’option « recherchez les éléments supérieurs à » et choisissez la taille minimum des mails que vous souhaitez supprimer (par exemple : 1 Mo).
• La messagerie vous affichera alors tous les mails ayant un poids supérieur à celui que vous avez sélectionné. Pour encore plus d’ergonomie, vous pouvez aller dans la colonne taille et trier vos mails pour que les plus lourds apparaissent en premier.
• Ensuite, il vous suffit de regarder un à un les emails et de cliquer sur le bouton droit de votre souris puis supprimer. L’email ne disparaîtra cependant pas de la liste car il est pour le moment, placé dans le dossier « éléments supprimés », attendant patiemment que vous le supprimiez définitivement.

Quelle que soit votre boite, ne laissez aucun mail non lu. Pour les mails non lus qui nécessitent une simple action rapide, faites-le immédiatement pour pouvoir supprimer ou classer l’email (et en plus c’est satisfaisant 😉).

Se désabonner de toutes les newsletters et autres spams non désirables

Toutes les newsletters sont munies d’un bouton (généralement tout en bas de l’email) « Se désinscrire », une obligation légale qui vous permet, si vous le souhaitez, d’arrêter de recevoir la Newsletter en question. Oui cela risque de vous prendre un peu de temps de toutes les vérifier à la main.

Supprimez l’intégralité de vos spams et videz votre corbeille de mail

Ça y est ! Le plus dur est derrière vous. Il ne vous reste plus qu’à vous rendre dans votre dossier appelé « spam » ou « courrier indésirable » selon la messagerie que vous utilisez et en supprimer l’intégralité du contenu.

Enfin, vous pouvez maintenant vous rendre dans votre dossier « corbeille » ou « éléments supprimés » et le vider intégralement tout comme les spams.

Vous voilà avec une boite mail toute propre ! ça fait du bien non ? Plus rapide, plus performante et en plus vous avez libéré de l’espace dans les data centers ! La planète vous remercie et nous aussi 😉 !

Quand même, trier ses mails c’est long, fastidieux et pas amusant pour un sou. Surtout si en plus il vous faut passer au crible toutes vos newsletters entassées là depuis un certain temps… Et s’il existait un moyen d’aller plus vite ? Une application qui ferait la plus grosse partie du travail ?

Et sinon, vous connaissez Cleanfox ? La voilà votre application idéale ! Vous n’avez qu’à la connecter à votre messagerie (elle fonctionne avec toutes les messageries possibles) et elle va investiguer votre boite mail afin de vous remonter toutes les newsletters et les mails de notifications souvent inutiles que vous recevez, avec en bonus leur taux d’ouverture. Plus la peine de faire tout à la main ! Les mails sont classés selon les expéditeurs. Vous n’avez plus qu’à choisir lesquels vous souhaitez conserver ou supprimer et de quelles newsletters vous voulez vous désabonner directement via Cleanfox. C’est quand même plus pratique non ? Avec une telle application entre les mains, la perte de temps ne peut plus être une excuse. Et d’ailleurs, tant que vous y êtes, pourquoi ne pas en profiter pour alimenter votre ordinateur avec de l’électricité verte en optant pour un fournisseur d’énergie renouvelable ? C’est un autre moyen de venir en aide à la planète sans effort. Faites le test, on pari que vous serez convaincus en moins de deux 😉.